Quay về
Trang chủ
Quản trị "điều chỉnh chi phí" trong triển khai và quyết toán tour



Các tình huống thường gặp trong công tác điều hành tour tại mọi doanh nghiệp. 
  1. Tập hợp dữ liệu nhà cung cấp, chia sẻ có nguyên tắc tới mọi vị trí khai thác => Tránh phân tán dữ liệu, Phụ thuộc hoàn toàn vào từng cá nhân. 
  2. Phân bổ hồ sơ tới từng cán bộ phụ trách, cơ sở kiểm soát các đầu việc trong suốt quá trình cung ứng và quyết toán dịch vụ => Mọi công việc phát sinh đều có cảnh báo xử lý. 
  3. Dữ liệu dự toán khi trình ký đảm bảo làm cơ sở gốc đối chiếu với dữ liệu quyết toán => Cơ sở dể giám sát chặt chẽ các nguyên nhận và nhóm dịch vụ thường xuyên có phát sinh trong khi triển khai tour. 
  4. Mọi biểu in đều được hình thành tự động: Thông tin chính xác tuyệt đối không có hiện tượng vênh dữ liệu giữa các biểu in / chứng từ; Kế thừa dữ liệu giữa các khâu trước đó
    • Biểu in dự toán tour
    • Phiếu điều tour (Dành cho HDV): Nội dung chi tiết bàn giao HDV thực hiện các chi phí tại điểm đến (dữ liệu hình thành 
    • Báo cáo sau tour: Biên bản đối chiếu chi phí phát sinh / chênh lệch giữa DỰ TOÁN & THỰC TẾ chi qua HDV khi tour kết thúc / quyết toán theo chứng từ thực tế HDV báo cáo quyết toán. 
  5. QUẢN TRỊ ĐIỀU CHỈNH CHI PHÍ trong suốt quá trình triển khai dịch vụ cũng như khi quyết toán hồ sơ
    • Để đảm bảo tính chính xác về dữ liệu, những dòng chi phí khi đã xác nhận / confirmed với Nhà cung cấp, đã có kế hoạch chi phí hoặc đã chi đặt cọc, hệ thống không cho phép sửa trực tiếp - chỉ cho phép thêm ĐIỀU CHỈNH.
    • Mỗi khi có điều chỉnh đều đảm bảo giám sát chặt chẽ 2 vấn đề: Điều chỉnh phát sinh tăng có hoặc không thu bổ sung khách hàng (Nếu có => Hình thành dữ liệu theo dõi thu tiền; Nếu không => Cần ghi nhận nội dung / lý do & thông qua cơ chế kiểm soát chéo - phê duyệt chi phí phát sinh trước khi cho phép BÀN GIAO / TẠO KẾ HOẠCH CHI PHÍ. 
    • Lưu chi tiết lịch sử điều chỉnh, số lần điều chỉnh, gí trị điều chỉnh (tăng / giảm ). 
    • Danh sách dữ liệu điều chỉnh => Danh sách giúp BAN LÃNH ĐẠO tra cứu / kiểm soát các dòng điều chỉnh - nguyên nhận dẫn đến sự biến động tăng giảm LÃI GỘP giữa 2 giai đoạn: giai đoạn dự toán & giai đoạn quyết toán. 
  6. Thiết lập cơ chế cảnh báo quan trọng trên từng dòng chi phí - dịch vụ liên quan tới từng nhà cung cấp => Đảm bảo công việc triển khai dịch vụ không bị sót 
    • Cảnh báo ngày đặt cọc chốt dịch vụ nhà cung cấp
    • Cảnh báo ngày cần nhắc nhở nhà cung cấp (khách sạn, nhà hàng ..) chuẩn bị dịch vụ đặc biệt trước ngày khách đến. 
    • Cảnh báo các công việc cần thực hiên khác. 
  7. Quản trị xác nhận dịch vụ NCC
    • Lưu mọi lịch sử / các lần xác nhận: Thông tin xác nhận và tư liệu đính kèm
    • Dữ liệu đã xác nhận không cho điều chỉnh trực tiếp, đảm bảo nguyên tắc chính xác về chi phí


Top