Các tình huống thường gặp trong công tác điều hành tour tại mọi doanh nghiệp.
- Tập hợp dữ liệu nhà cung cấp, chia sẻ có nguyên tắc tới mọi vị trí khai thác => Tránh phân tán dữ liệu, Phụ thuộc hoàn toàn vào từng cá nhân.
- Phân bổ hồ sơ tới từng cán bộ phụ trách, cơ sở kiểm soát các đầu việc trong suốt quá trình cung ứng và quyết toán dịch vụ => Mọi công việc phát sinh đều có cảnh báo xử lý.
- Dữ liệu dự toán khi trình ký đảm bảo làm cơ sở gốc đối chiếu với dữ liệu quyết toán => Cơ sở dể giám sát chặt chẽ các nguyên nhận và nhóm dịch vụ thường xuyên có phát sinh trong khi triển khai tour.
- Mọi biểu in đều được hình thành tự động: Thông tin chính xác tuyệt đối không có hiện tượng vênh dữ liệu giữa các biểu in / chứng từ; Kế thừa dữ liệu giữa các khâu trước đó
- Biểu in dự toán tour
- Phiếu điều tour (Dành cho HDV): Nội dung chi tiết bàn giao HDV thực hiện các chi phí tại điểm đến (dữ liệu hình thành
- Báo cáo sau tour: Biên bản đối chiếu chi phí phát sinh / chênh lệch giữa DỰ TOÁN & THỰC TẾ chi qua HDV khi tour kết thúc / quyết toán theo chứng từ thực tế HDV báo cáo quyết toán.
- QUẢN TRỊ ĐIỀU CHỈNH CHI PHÍ trong suốt quá trình triển khai dịch vụ cũng như khi quyết toán hồ sơ
- Để đảm bảo tính chính xác về dữ liệu, những dòng chi phí khi đã xác nhận / confirmed với Nhà cung cấp, đã có kế hoạch chi phí hoặc đã chi đặt cọc, hệ thống không cho phép sửa trực tiếp - chỉ cho phép thêm ĐIỀU CHỈNH.
- Mỗi khi có điều chỉnh đều đảm bảo giám sát chặt chẽ 2 vấn đề: Điều chỉnh phát sinh tăng có hoặc không thu bổ sung khách hàng (Nếu có => Hình thành dữ liệu theo dõi thu tiền; Nếu không => Cần ghi nhận nội dung / lý do & thông qua cơ chế kiểm soát chéo - phê duyệt chi phí phát sinh trước khi cho phép BÀN GIAO / TẠO KẾ HOẠCH CHI PHÍ.
- Lưu chi tiết lịch sử điều chỉnh, số lần điều chỉnh, gí trị điều chỉnh (tăng / giảm ).
- Danh sách dữ liệu điều chỉnh => Danh sách giúp BAN LÃNH ĐẠO tra cứu / kiểm soát các dòng điều chỉnh - nguyên nhận dẫn đến sự biến động tăng giảm LÃI GỘP giữa 2 giai đoạn: giai đoạn dự toán & giai đoạn quyết toán.
- Thiết lập cơ chế cảnh báo quan trọng trên từng dòng chi phí - dịch vụ liên quan tới từng nhà cung cấp => Đảm bảo công việc triển khai dịch vụ không bị sót
- Cảnh báo ngày đặt cọc chốt dịch vụ nhà cung cấp
- Cảnh báo ngày cần nhắc nhở nhà cung cấp (khách sạn, nhà hàng ..) chuẩn bị dịch vụ đặc biệt trước ngày khách đến.
- Cảnh báo các công việc cần thực hiên khác.
- Quản trị xác nhận dịch vụ NCC
- Lưu mọi lịch sử / các lần xác nhận: Thông tin xác nhận và tư liệu đính kèm
- Dữ liệu đã xác nhận không cho điều chỉnh trực tiếp, đảm bảo nguyên tắc chính xác về chi phí
Top
