Quay về
Trang chủ
Số hóa quy trình điều hành tour theo đặc thù doanh nghiệp



(các bước dưới đây có sự lược giảm bớt, khi triển khai thực tế sẽ cài đặt theo thực tiễn)
TOUR ĐOÀN RIÊNG:
GIAI ĐOẠN 1: ĐẶT TOUR / KINH DOANH bàn giao tour
Là kênh bàn giao dữ liệu chi tiết - phối hợp giữa Kinh doanh và Điều hành, Kế toán khi chính thức chốt sales thành công. 
  • Chuyển giao tự động: Có thể xây dựng các cơ chế tích hợp API  
  • Bàn giao thủ công: Tạo hồ sơ trên hệ thống sau khi chốt sales thành công.
Thông tin chuyển giao gồm: 
  • Code đoàn: Hệ thống tự sinh (theo quy tắc đặc 
  • File chương trình tour 
  • Báo giá (file chốt sales)
  • Danh sách đoàn / danh sách khách đi tour. 
  • Bàn giao chính xác các dòng chi phí liên quan chính tới báo giá chốt sales, những dòng chi phí NCC kinh doanh đã xác nhận (Confirmed với NCC) sẽ không điều chỉnh được bởi các khâu sau, ĐIỀU HÀNH chỉ cập nhật được điều chỉnh chi phí (tăng / giảm) tùy theo thực tiễn triển khai. 
GIAI ĐOẠN 2:  ĐIỀU HÀNH triển khai (Tour đoàn riêng)
Công việc 01: Điều hành tiến hành hoàn thiện dự toán chi phí  theo nội dung dịch vụ (chi tiết chương trình tour cung cấp cho khách hàng). 
Chi tiết 01 dòng chi phí gồm:
  • Ngày sử dụng dịch vụ, 
  • Số lượng dịch vụ (đơn vị), 
  • Đơn giá (tham chiếu trong kho giá NCC nhưng cho phép chỉnh sửa theo giá thực tế), giá chỉnh sửa này chỉ lưu lại theo hồ sơ. 
  • Thành tiền (hệ thống tự tính), 
  • [Quan trọng] Ghi chú nguyên tắc thanh toán bàn giao sang kế toán, 
  • [Quan trọng] Giá trị thanh toán trực tiếp qua HDV (nếu có) - dữ liệu cơ sở cho biểu in Phiếu điều tour (dành cho HDV).
Khâu lập dự toán chi phí, Điều hành khai thác kho giá NCC, luôn rõ được NCC nào có giá lịch sử hợp tác tốt nhất, giá lịch sử tại 1 nhà cung cấp tốt nhất là bao nhiêu (dữ liệu này sẽ giúp cho các cán bộ ĐIỀU HÀNH mới dễ biết cách đàm phán tối ưu chi phí.
Công việc 02: Quản trị xác nhận dịch vụ nhà cung cấp:
  • Kiểm soát chính xác hồ sơ tour còn bao nhiêu nhà cung cấp chưa hoàn tất xác nhận, có dấu hiệu nhận biết rõ ràng ngoài trang chủ với các TOUR chuẩn bị đến ngày chạy còn số lượng NCC chưa confirmed / xác nhận xong. 
  • Các dòng dự toán chi phí đã xác nhận không cho phép sửa, chỉ cho phép ĐIỀU CHỈNH chi phí và lưu toàn bộ lịch sử điều chỉnh (nếu có phát sinh)
Công việc 03: Phê duyêt dự toán hồ sơ
  • Phân quyền cho đối tượng duyệt dự toán liên quan (tùy quy định / chính sách của cty)
  • Link Biểu in dự toán từ hệ thống chỉ hình thành sau khi dự toán tour đã dược duyệt.
  • Hệ thống sẽ block giá trị dự toán để có cơ sở đối chiếu với giá trị quyết toán khi tour kết thúc. 
Công việc 04: Quản trị ĐIỀU CHỈNH CHI PHÍ (trong quá trình chạy tour & quyết toán tour).
Cập nhật điều chỉnh:
  • Chi tiết điều chỉnh: Đơn giá / Số lượng / Thời lượng điều chỉnh 
  • Xác định phụ thu: Điều chỉnh có thu phát sinh khách hàng / không thu khách hàng
  • Chi tiết phụ thu khách hàng (nếu có): Đơn giá thu phát sinh, Nôi dung 
  • Lựa chọn phương án Duyệt / Cảnh báo có phát sinh cần xem xét: Tự duyệt => ghi chú rõ cơ sở tự duyệt / Kinh doanh duyệt => Hệ thống cảnh báo tới kinh doanh phụ trách hồ sơ / Điều hành duyệt (thường Trưởng phòng ĐH). 
Công việc 05: Bàn giao kế hoạch chi phí sang kế toán (Tạo đề nghị thanh toán) 
Trên cơ sở "Dự toán chi phí - tình trạng: đã duyệt, Điều hành cập nhật / tạo chi tiết kế hoạch thanh toán, dữ liệu đẩy sang kế toán. 
Nhập chi tiết thông tin kế hoach / bàn giao thanh toán, gồm:  
  • [Quan trọng] Ngày thanh toán (cơ sở để hệ thống cảnh báo hoặc Kế toán khi cần thống kê các khoản chi trong tương lai). 
  • Số tiền "Kế hoạch thanh toán"
  • Hình thức thanh toán (Lưu ý: Một trong số các hình thức thanh toán sẽ yêu cầu nhập chi tiết bổ sung thông tin để Kế toán dễ xử lý - đảm bảo nguyên tắc bàn giao đầy đủ). 
  • Tình trạng: (mặc định để "Chưa thanh toán", trường tình trạng sẽ do Kế toán update khi thực chi). 
  • [Quan trọng] Nội dung thanh toán
  • File đính kèm (nếu có)
  • [Quan trọng] Tích chọn "Gửi email", nếu YES => Hệ thống sẽ gửi cảnh báo tới Nhà cung cấp và các địa chỉ email CC thông báo việc công ty đã hoàn tất khoản thanh toán. 
  • Lưu ý: Hê thống cho phép "Tạo phiếu chi gộp" (tình huống 1 hồ sơ, 1 nhà cung cấp sử dụng nhiều loại dịch vụ)
Công việc 06: In các bộ chứng từ từ hệ thống, hoàn tất ký duyệt chuyển tiền (hồ sơ lưu giữ)
Các biểu in phối hợp khâu kế toán: 
  • Biểu in dự toán 
  • Biểu in Đề nghị thanh toán 
Các biểu in bàn giao hướng dẫn viên
  • Phiếu điều tour (dành cho HDV)
  • Bàn giao HDV (Bàn giao vật dụng cho HDV)
Các biểu in khi tour kết thúc:
  • Báo cáo tour: Biểu in tổng hợp dữ liệu các khoản chi gửi HDV thanh toán trực tiếp tại điểm dịch vụ
  • Quyết toán thu 
  • Quyết toán tour
Công việc 07: Cập nhật báo cáo / ý kiến đánh giá từ khách hàng trong quá trình đi tour phát sinh. 
Thêm ý kiến đánh giá, nhập chi tiết các phản ánh (tốt / xấu) liên quan tới từng nhà cung cấp (từng điểm đến). 
Lưu ý: Ý kiến tốt tại các điểm đến đều có ý nghĩa với công ty nên khi thu thập ý kiến từ khách hàng nen ghi nhận lại cả các điểm ưu tại mỗi điểm đến. 

GIAI ĐOẠN 3: QUYẾT TOÁN HỒ SƠ
Công việc 01: Cập nhật tình trạng các khoản chi / thu còn lại theo chứng từ 
  • Nếu không có phát sinh so với kế hoạch => Chuyển trạng thái từ "Chưa thực hiện" thành "Hoàn thành"
Công việc 02: Cập nhật điều chỉnh chi phí (phát sinh tăng / giảm)
  • Nếu có khoản chi phí phát sinh so với kế hoạch (dự toán) => Click mã hồ sơ (xem chi tiết), cập nhật "Phát sinh" chi phí trực tiếp trên từng dòng DỰ TOÁN ban đầu. 
    Lưu ý: Các khoản phát sinh so với kế hoạch (tùy theo các thức tổ chức mỗi đơn vị), người cập nhật ci phí phát sinh có quyền tự duyện hoặc chọn các đối tượng liên quan trước khi hoàn tất 
  • Quy trình (cập nhật, phê duyệt, theo dõi thu phát sinh liên quan tới phí phát sinh) thao thác theo bước "Công việc 04" trên. 
Công viêc 03: Hoàn tất đóng hồ sơ => Hệ thống tự động tổng hợp vào các báo cáo và biểu in liên quan. 

TOUR GOM ĐOÀN:
Với tour gòm đoàn, hệ thống hoạt động giống "Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 bên 
Giai đoạn 1: MỞ LỊCH BÁN TOUR
Công việc 01: Tạo lịch chạy tour (hệ thống cho phép tạo nhiều ngày chạy 01 lúc). 
Thông tin chi tiết 01 lịch chạy:
  • Giai đoạn hồ sơ: Kế hoạch / Đặt tour
  • Số chỗ (người lớn / trẻ em / trẻ nhỏ), Gía  (người lớn / trẻ em / trẻ nhỏ)
  • Ngày khởi hành / Ngày kết thúc 
  • Ghi chú, Yêu cầu đặc biệt
Công việc 02: Bàn giao chi phí cơ sở theo lịch chạy
Công việc 03: Kinh doanh tiếp nhận nhu cầu, booking dịch vụ
  • Ghi nhận giữ chỗ (khách hàng hỏi / quan tâm tới chương trình, chưa đặt cọc)
    Ghi chú: Nếu tích hợp với hệ thống CRM, thông tin giữa chỗ / hoặc booking sẽ tự động được cập nhật sang hệ thống.
  • Ghi nhận booking: tương tự tình huống ghi nhận dữ chỗ
  • Ghi nhận kế hoạch thanh toán đặt cọc (dữ liệu tự động bàn giao sang Kế toán)
  • Cập nhật danh sách khách sử dụng dịch vụ trên từng Booking, dữ liệu khách đi tour tự động tổng hợp về hồ sơ tour chính (Booking ai phụ trách người đó cập nhật). 
Giai đoạn 2: ĐIỀU HÀNH 
Công việc 1: Hoàn thiện dự toán chi phí theo tình hình bán tour thực tế
Công việc 2: Điều chỉnh chi phí theo thực tế số khách bán được
Công việc 3: Bàn giao chi phí thanh toán & các biểu in giai đoạn thanh toán chi phí (tương tự 

Giai đoạn 3: QUYẾT TOÁN HỒ SƠ 
Thực hiện tương tự hồ sơ đoàn riêng
Hệ thống có báo cáo tổng hợp giúp kiểm soát dễ dàng chi phí điều chỉnh, Báo cáo giúp Ban lãnh đạo khi ký duyệt Quyết toán hồ sơ dễ kiểm tra chi phí phát sinh trong quá trình đi tour. 

CÁC MODULE NGHIỆP VỤ LIÊN QUAN KHÁC
  1. Quản lý liên hệ: Khách đăt tour, Khách đi tour
    • Lưu lịch sử dịch vụ sử dụng 
    • Cơ chế check trùng dữ liệu:  Check trùng theo email hoặc số điện thoại, hoặc mã NCC (Note: Chỉ nên lựa chọn 1 trong 3 điều kiện). 
    • Nhóm dữ liệu theo điểm đến và năm trải nghiệp (cơ sở giúp chay các chiến dịch Marketing và chăm sóc khách hàng chính xác). 
    • Hỗ trợ import dữ liệu từ excel
  2. Quản lý nhà cung cấp, Kho giá 
    • Chi tiết thông tin: Thông tin chung, Đầu mối liên hệ, Thông tin tài khoản thanh toán, File đính kèm...vv...
    • Kho giá nhà cung cấp: Thêm mới giá (đơn giá, thời gian áp dụng, ghi chú giá). 
    • Cơ chế check trùng dữ liệu: Check trùng theo email hoặc số điện thoại, hoặc mã NCC (Note: Chỉ nên lựa chọn 1 trong 3 điều kiện). 
  3. Quản lý tour mẫu
    Nhóm tour mẫu theo 
    • Phần loại: Tour outbound, Nội địa, Inbound
    • Mã điểm đến
    • Số ngày tour
    • Phương tiện / Ngôn ngữ
    • Tour style
    • Tiêu chuẩn 
    • Số chỗ mở bán (Người lớn, Trẻ em, Trẻ nhỏ)
    • Ghi chú, Yêu càu
    • Hành trình, Điểm đến 
    • Phụ trách: Điều hành dịch vụ, Phát triển sản phẩm, Kinh doanh...v.v..
  4. Quản lý thanh toán: Chi tiết kế hoạch Thu / Chi, Đã thu / Đã chi, Tra cứu thanh toán. 
  5. Báo cáo hoạt động 
  6. Quản lý chất lượng chuỗi cung ứng
  7. Quản lý hệ thống


Top